Wat kost een sociaal intranet werkelijk?

Licentiekosten zijn maar een deel. Een eerlijke rekensom inclusief de uren die je er zelf in stopt.

De prijs die je in offertes ziet, is bijna nooit wat het je kost. Niet omdat er verborgen kosten in zitten, maar omdat het grootste deel van de rekening uit eigen uren bestaat, en die staan nergens.

De zichtbare kosten

Licenties voor sociale intranetten liggen ruwweg tussen de € 2 en € 8 per medewerker per maand. Daarbovenop komt vrijwel altijd een implementatiebedrag, ergens tussen de vijfhonderd en enkele duizenden euro's. Voor vijftig medewerkers zit je zo op € 1.500 tot € 5.000 per jaar.

De onzichtbare kosten

Reken eens door wat het bijhouden kost. Twee uur per week aan redactie, tegen een intern uurtarief van € 45, is € 4.680 per jaar. Dat is bij de meeste aanbieders méér dan de licentie. En het is precies de post die in de praktijk niet betaald wordt, met als gevolg dat het intranet leegloopt.

Daar komt de implementatie bij die je zelf doet: medewerkersgegevens verzamelen, content migreren, mensen wegwijs maken. Reken op twintig tot veertig uur, eenmalig.

De kosten van niets doen

Die zijn er ook, alleen minder grijpbaar. Een nieuwe medewerker die in zijn eerste weken vijf keer iets moet navragen wat ergens opgeschreven staat. Een gemiste verjaardag. Een procedure die veranderde maar niet iedereen bereikte. Niemand stuurt daar een factuur voor, maar het kost wel tijd.

Hoe je het eerlijk vergelijkt

Zet naast de licentieprijs een tweede getal: hoeveel uur per week gaat dit ons kosten, en tegen welk tarief. Een platform dat € 1 per gebruiker duurder is maar twee uur per week scheelt, is bij vijftig medewerkers ruim vierduizend euro per jaar goedkoper. Dat is de vergelijking die telt.