Een intranet in een middag inrichten

Wat je nodig hebt, welke gegevens je aanlevert en waar de tijd in gaat zitten.

Een intranetproject duurt in de meeste offertes zes tot twaalf weken. Dat is niet omdat de techniek zo lang duurt, maar omdat er workshops, inventarisaties en afstemmingsrondes in zitten. Voor een bedrijf van vijftig man kan het in een middag.

Wat je aanlevert

Eén bestand met je medewerkers: naam, e-mailadres, functie, afdeling, geboortedatum en datum in dienst. Die laatste twee zijn wat verjaardagen en jubilea voor altijd automatisch maakt. Verder je logo, twee huisstijlkleuren en de lijst met systemen waar mensen dagelijks heen gaan.

Waar de tijd in gaat zitten

Niet in het opzetten, dat is een kwestie van invoeren. De tijd gaat naar drie beslissingen. Welke afdelingen onderscheid je, want dat bepaalt wie wat ziet. Wie mag wat: wie is beheerder, wie mag nieuws plaatsen, wie alleen reageren. En welke branche je kiest, want daar hangt de contentkalender aan.

Wat je juist níét moet doen

Niet eerst alle bestaande documenten migreren. Dat is het klassieke moment waarop een intranetproject vastloopt: iemand gaat vierhonderd bestanden ordenen en drie maanden later is er nog niets live. Begin met wat er nu speelt en verplaats oude content alleen als iemand ernaar vraagt. In de praktijk vraagt bijna niemand ernaar.

Ook niet: wachten tot alles perfect is. Een intranet dat live staat en nog niet af is, werkt beter dan een perfect intranet dat nog niet bestaat.