Intranet laten maken of kant-en-klaar: wat is slimmer voor het MKB?

Een intranet laten maken geeft je precies wat je wilt, maar kost meer dan je denkt. Wanneer is maatwerk het waard, en wanneer ben je beter af met iets dat gewoon werkt?

Je wilt een intranet voor je bedrijf, en al snel sta je voor een keuze die niemand je uitlegt: laat je er een op maat bouwen, of neem je iets kant-en-klaar? De eerste offerte voor maatwerk doet vaak even slikken, en tegelijk vraag je je af of een standaardpakket wel past bij jullie manier van werken. Allebei de routes kunnen goed uitpakken, maar ze lossen niet hetzelfde probleem op.

Wat je betaalt bij een intranet laten maken

Bij maatwerk bouwt een bureau precies wat jij bedenkt. Het voordeel is duidelijk: alles kan, en het sluit exact aan op jullie processen. Het nadeel zit in drie dingen. De kosten lopen al snel in de vijf cijfers. De doorlooptijd is maanden, niet dagen. En na de oplevering ben jij eigenaar van het onderhoud: updates, beveiliging, hosting en de rekening als er iets stuk gaat. Voor een bedrijf van dertig tot honderd man is een volledig maatwerkintranet daarmee meestal duurder dan nodig, en vraagt het meer van je dan je denkt.

Wat een kant-en-klaar intranet wel en niet doet

Een standaardproduct staat sneller live, kost een vast bedrag per maand en heeft onderhoud, hosting en updates ingebouwd. Wat je inlevert is de vrijheid om elke wens tot in detail te laten bouwen. De echte vraag is of je die vrijheid nodig hebt. De meeste intranetbehoeften in het MKB zijn namelijk hetzelfde: nieuws en mededelingen, een social wall, evenementen, een medewerkersoverzicht, verjaardagen en jubilea. Daar zit weinig unieks aan, en dus weinig reden om het van de grond af te laten bouwen.

De vraag die beide routes negeren: wie houdt het straks gevuld?

Of je nu laat bouwen of koopt, je zit met hetzelfde risico zodra het live staat. Een intranet gaat zelden stuk op de techniek; het gaat stuk omdat er na een paar weken niemand meer iets op zet. Een duur maatwerkplatform dat leegloopt is precies even nutteloos als een goedkoop pakket dat leegloopt, alleen heb je er meer voor betaald. Het is dus zonde om de hele afweging op functies en prijs te maken en de belangrijkste vraag over te slaan: wie zet er volgende maand woensdag iets op? Kun je die naam niet noemen, kies dan iets dat het grotendeels zelf doet.

Waar ligt de grens?

Laat maatwerk maken als je echt afwijkende, bedrijfskritische processen hebt die een standaardoplossing niet dekt, en als je iemand in huis hebt die het daarna kan beheren. Kies kant-en-klaar als je vooral wilt dat het gewoon werkt, snel live is en je geen IT-afdeling hebt die het overeind houdt. Voor de meeste MKB-ondernemers is dat tweede, ook al voelt "laten maken" in eerste instantie als de serieuzere keuze.

De eerlijkste manier om te beslissen is deze vraag concreet maken: wat moet ons intranet kunnen dat een bestaande oplossing niet kan? Lukt het niet om daar een helder antwoord op te geven, dan betaal je bij maatwerk voor iets wat je niet gaat gebruiken. En lukt het wel, dan weet je meteen waar je bij een leverancier naar moet vragen.