Waarom intranetten in het MKB leeglopen

Het patroon is elke keer hetzelfde: enthousiaste start, na drie weken stilte. Wat er misgaat en hoe je het voorkomt.

Bijna elk intranet in het midden- en kleinbedrijf sterft dezelfde stille dood. De oplevering is feestelijk, de eerste week staan er tien berichten op, en drie maanden later is het laatste bericht nog steeds dat ene van de directeur over de zomerborrel.

De reflex is dan om naar de software te wijzen. Te ingewikkeld, te weinig gebruiksvriendelijk, verkeerde keuze gemaakt. Maar in vrijwel alle gevallen ligt het daar niet aan.

De verzwegen aanname

Elk intranetplatform is gebouwd met een stilzwijgende aanname: er is iemand die het vult. Bij een organisatie van tweeduizend man klopt dat, daar zit een afdeling interne communicatie met mensen die hier hun werkweek aan besteden. Bij een bedrijf van vijftig man is die persoon er niet.

Wat er dan gebeurt is voorspelbaar. De taak belandt bij HR, want die gaat over mensen. HR heeft het druk met verzuim en werving, dus het schuift door naar de officemanager. Die vindt het geen kerntaak. Uiteindelijk blijft het liggen bij niemand, en niemand voelt zich er ongemakkelijk over, want het stond nergens als verantwoordelijkheid.

De vicieuze cirkel

Zodra een intranet twee weken stilstaat, gaan mensen minder kijken. Minder bezoek betekent minder reden om iets te plaatsen, want je schrijft voor een lege zaal. Minder plaatsingen betekent nog minder bezoek. Die spiraal is binnen een maand of twee onomkeerbaar, en daarna is het bijna niet meer op te starten zonder harde afspraken die niemand wil maken.

Wat wel werkt

Er zijn grofweg drie uitwegen. De eerste is iemand vrijmaken en er echt uren voor geven, werkt goed, maar kost geld en gebeurt zelden. De tweede is de lat verlagen tot een prikbord dat een paar keer per jaar gebruikt wordt; eerlijk, maar dan had je het net zo goed niet kunnen bouwen.

De derde is de aanname omdraaien: niet wachten tot iemand tijd heeft, maar het intranet zelf met content laten komen. Verjaardagen en jubilea komen uit gegevens die je toch al hebt. Feestdagen en sectormomenten staan een jaar vooruit vast. Dat vult een intranet niet volledig, jullie eigen nieuws blijft mensenwerk, maar het zorgt dat er altijd iets staat, en dat is precies wat de spiraal doorbreekt.

De vraag bij een nieuw intranet is dus niet welk platform het beste is. De vraag is: wie zet er woensdagochtend iets op? Als je die naam niet kunt noemen, kies dan iets dat het grotendeels zelf doet.