Wie moet er eigenlijk posten op het intranet?

De verantwoordelijkheid belandt bij HR, de directie of de officemanager, en daarmee bij niemand.

"Wie gaat dit bijhouden?" is de belangrijkste vraag bij het invoeren van een intranet, en tegelijk de vraag die het slechtst beantwoord wordt. Meestal is het antwoord een naam die in de vergadering wordt genoemd zonder dat die persoon erbij zit.

Waarom het bij HR belandt

Een intranet gaat over medewerkers, dus HR ligt voor de hand. Maar HR-werk is reactief en heeft harde deadlines: contracten, verzuim, werving. Een bericht plaatsen heeft geen deadline en dus schuift het altijd door. Dat is geen onwil, dat is hoe prioriteiten werken.

Drie rollen in plaats van één persoon

Het helpt om de taak te splitsen. Er is een beheerder die zorgt dat medewerkers en afdelingen kloppen, een halfuur per maand. Er is een redacteur die berichten goedkeurt of aanpast, een paar minuten per week, mits de berichten al klaarstaan. En er zijn bijdragers: iedereen die iets op de social wall zet, zonder tussenkomst.

Die derde groep wordt vaak vergeten. Juist informele berichten van collega's onderling houden een intranet levend, niet de officiële mededelingen. Zet de drempel daarvoor zo laag mogelijk: geen goedkeuringsflow, geen huisstijlregels.

Maak het klein en concreet

Spreek niet af dat "we het intranet gaan bijhouden". Spreek af dat één iemand elke maandagochtend vijf minuten de klaargezette berichten doorloopt. Dat is een afspraak die iemand kan nakomen, en die je kunt missen zonder dat het meteen misgaat.