← Kennisbank
Overstappen van SharePoint naar iets simpelers
Joris Graat
·19 februari 2026
·7 minuten lezen
Wat je meeneemt, wat je loslaat en waarom dat laatste vaak een opluchting is.
SharePoint is krachtig, en dat is precies het probleem. Voor een organisatie van vijftig man is het een gereedschapskist waarvan negentig procent ongebruikt blijft, terwijl je wel de complexiteit van het geheel meedraagt.
Wat mensen er in de praktijk mee doen
Bij de meeste MKB-bedrijven die overstappen, blijkt SharePoint feitelijk drie dingen te zijn: een bestandsmap, een plek waar ooit wat nieuwsberichten zijn gezet, en een verzameling links. De rest van de functionaliteit is nooit ingericht of na een half jaar verlaten.
Wat je meeneemt
Kennisbankartikelen en procedures die nog kloppen, en de handvol nieuwsberichten die historische waarde hebben. Dat is meestal minder dan mensen denken, reken op tien tot twintig documenten die er echt toe doen.
Wat je loslaat
De mappenstructuur. Dat voelt eng, maar bedenk waarom die structuur ontstond: omdat er geen zoekfunctie was die werkte. Met een fatsoenlijke kennisbank met categorieën en zoeken heb je vijf lagen diep genestelde mappen niet meer nodig.
En documentbeheer zelf. Als jullie SharePoint óók als bestandsserver gebruiken, houd dat dan waar het is. Een sociaal intranet is geen documentmanagementsysteem en moet dat ook niet willen zijn. Twee gereedschappen die één ding goed doen werkt beter dan één dat beide half doet.
Doe het niet in één keer
Zet het nieuwe intranet ernaast en laat SharePoint een paar maanden staan. Wat niemand in die periode opzoekt, hoefde niet mee. Dat is een eerlijkere selectie dan welke inventarisatievergadering ook.
